La gestion des archives pose de nombreux problèmes aux collectivités. Le manque de temps, le manque de place et la méconnaissance de la règlementation rendent souvent ces documents inexploitables, car mal classés et rangés. C'est pourquoi le Centre de Gestion des Hautes-Alpes met à disposition des collectivités qui le souhaitent deux archivistes qualifiés pour intervenir sur site. Le service d’aide à l’archivage existe depuis 2009.

Il est ouvert à toutes les collectivités territoriales et aux établissements publics du département des Hautes-Alpes qui peuvent adhérer individuellement par le biais d'une convention d’adhésion et une délibération de l’organe délibérant.

Un diagnostic préalable est réalisé gratuitement . Pour cela nos archivistes se rendent sur place et réalisent un état des lieux en visitant les espaces de conservation d'archives pour évaluer le volume d’archives et les conditions de conservation.

Cet état des lieux détermine la durée et la nature de la mission en fonction des besoins exprimés par la collectivité. Un compte-rendu détaillé comprenant la description de l'existant et des propositions d’intervention est rédigé puis envoyé à la collectivité avec un devis.